Blog

En tant qu’entrepreneur, vous êtes régulièrement amené à effectuer des dépenses pour les besoins de votre activité. D’un point de vue comptable, il est important d’en garder une trace, notamment pour pouvoir les déduire. Mais doit-on obligatoirement conserver les pièces justificatives de chacune des dépenses ? SOS Bilan vous répond !

Comment savoir si mes dépenses sont déductibles ?

Pour être déductibles, vos dépenses doivent, d’une manière générale, répondre aux conditions suivantes :

• être exposées dans l’intérêt de l’entreprise ;
• correspondre à une charge effective ;
• être comprises dans les charges de l’exercice au cours duquel elles ont été engagées ;
• être appuyées de justifications suffisantes.

Sur ce dernier point, l’administration rappelle que tout enregistrement comptable doit être accompagné d’une pièce justificative. Pour l’instant, il faut conserver le support de la pièce justificative. Si vous avez reçu une facture papier, il faudra la conserver sous ce format. 

Mais la loi de finances de 2017 facilite la conservation des justificatifs sous un format dématérialisé :  un décret sur la dématérialisation est paru depuis.

Conservez toutes pièces justificatives relatives à vos achats

Votre comptabilité doit être justifiée par toute pièce permettant le contrôle de la réalité de vos dépenses : frais et charges (pièces de caisse, reçus, carnets de paie). En effet, la jurisprudence nous dit que la comptabilité doit être soutenue par des pièces justificatives qui permettront ce contrôle. 

Attention ; les tickets de cartes bleues ne sont pas comptés comme des pièces justificatives. Ce sont les factures qu’il faut conserver.

En cas de contrôle fiscal, si vous n’avez pas de facture libellée au nom de votre société, vous pouvez être sanctionné. Nous vous invitons donc à conserver tout document utile pour prouver vos achats. Cette sanction dépend du contrôleur.

Quelles sanctions applicables en cas de défaut de production de pièces justificatives ?

Le défaut de pièces justificatives peut entraîner un rejet de déduction de charge. Votre charge sera donc réintégrée aux résultats imposables de votre entreprise avec une pénalité de minimum 10%.

Minimum car si votre comptabilité n’est pas appuyée de pièces justificatives probantes en quantité suffisante, l’administration fiscale peut faire un rejet total de votre comptabilité. 

C'est-à-dire, une remise en cause totale du bénéfice déclaré par votre entreprise. 

L’administration recalculera alors un nouveau bénéfice fiscal selon ses propres méthodes.

Vous pourrez contester ce nouveau bénéfice mais vous devrez également prouver que des erreurs ont été commises par le fisc, ce qui est assez difficile en pratique.