Combien de temps devez-vous conserver vos documents comptable?
Au sujet de la conservation des documents professionnels, la règle comptable est simple : tout document qui est émis, ou reçu, par l’entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservé. Il existe ainsi des durées minimales, en fonction des types de documents. Ces durées minimales n’empêchent donc pas l’entreprise de conserver certains documents plus longtemps via un archivage complet.La conservation des documents comptables est soumise à certaines règles. En effet, lorsqu’une entreprise émet ou reçoit des documents comptables, ceux-ci doivent être conservés pendant une durée minimale.Ces durées minimales n’empêchent donc pas l’entreprise de conserver certains documents plus longtemps via un archivage complet.
Quelles informations sont à retenir en ce qui concerne les délais de conservation des documents comptables ? On vous dit tout dans cet article !
Les délais de conservation des documents comptables:
Cela permet en effet à l’administration de contrôler les informations déclarées par le passé. Pour vous et votre entreprise, ces documents serviront de preuves en cas de contrôles.
Les délais de conservation dépendront des différents types de documents :
Les livres comptables obligatoires (livre-journal, grand livre, livre d’inventaire, etc) et les documents auxiliaires doivent être conservés pendant 10 ans à partir de la date de la dernière opération comptabilisée.
Les comptes annuels : ils englobent les trois documents que sont le bilan, le compte de résultat et l'annexe ainsi que toutes les pièces justificatives de l'activité (bon de commande, de livraison ou de reception, factures, etc.) doivent aussi être conservés en version originale pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable.
Notez que vos déclarations fiscales (impôt sur le revenu, impôt sur les sociétés, TVA, cotisation foncière des entreprises…) doivent quant à elles être conservées pendant un délai de 6 ans à compter de la date à laquelle la taxe est devenue éligible.
Notez également que ces durées minimales n’empêchent pas votre entreprise de conserver certains documents plus longtemps via un archivage complet sauf si ceux-ci contiennent des données personnelles.
Comment bien conserver ses documents comptables ?
La conservation des documents comptables est donc une nécessité pour suivre votre activité et prouver vos déclarations à l'administration. Il est donc important de savoir comment bien les conserver.
En version numérique ou en version papier, vous avez le choix de la méthode de conservation des documents comptables de votre entreprise.
Une sauvegarde sous format numérique présente l’avantage de vous éviter tout risque de perte. Cela garantit aussi la sécurité de vos documents. Vous pourrez ainsi opter pour des solutions de stockage en ligne tels que des coffres-forts qui vous garantiront en plus de la sécurité, un accès rapide, immédiat et facile à vos documents.
Toutefois, notez que si vous faites le choix de conserver exclusivement les copies numériques de vos pièces justificatives, celles-ci doivent remplir un certain nombre de conditions pour avoir la même fiabilité et valeur que le document original. Le procédé utilisé pour générer les copies numériques (la numérisation) doit par exemple, permettre de produire des informations liées à la copie, garantir l’intégrité de la copie (empreinte électronique) ou encore permettre la conservation de la copie sans qu’elle soit altérée.
Quelles sont les peines encourues ?
Attention, en cas de non-respect de ces obligations de conservation, vous vous exposez à de lourdes sanctions et risquez 1500€ d'amende . De plus, prenez en compte qu’en cas de litiges, avec un client ou fournisseur par exemple, des documents comptables réguliers peuvent également vous servir de preuves.
En cas de contrôle fiscal, si le contrôleur ne peut réunir les documents, l’amende peut s’élever à 25 000 euros. L’administration peut aussi procéder à une taxation sur votre chiffre d’affaire et à une pénalité de 40%.
La conservation des documents comptables de votre entreprise vous permet de garder une preuve et une traçabilité de vos déclarations. Une manière de conserver vos documents comptables en toute sérénité est d’opter pour un cabinet d'expertise comptable en ligne qui vous proposera un espace de gestion en ligne de toute votre comptabilité. Vous pourrez donc avoir accès et retrouver vos documents comptables rapidement et à tout moment.
